商函范文格式（建筑工程商业函件写作）

商务公函是用来商洽工作、联系业务，询问和答复有关具体实际问题的一种公文。按行文方向分，可分为去函(又称“来函”)、复函。去函，即主动发出的函；复函，即被动发出的函。按内容分，函有商洽函、询问函、答复函、请示函、知照函、催办函、邀请函、批准函等。商务公函中的请示函、批准函，一般用于机关、企业单位与主管业务部门之间(相互不存在隶属关系)，请求批准某一事项时使用。一般来讲上述函件都属于去函，从法律层面上而言，属于单方面意思表示，在合同上属于要约，而回函代表对方公司的意思表示，即为承诺，如果意思表达一致即为合同。

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一、商务函件的书写规范

商务函件一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款组成。

标题正常采用公文规范标题法，即标题有发函机关、事由收函机关和文种组成，不过这样导致标题过长，因此大部分采用事由和文种。例：“关于xxx的xx函”；行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号；正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情。由三部分组成，即发函原因、发函事项以及结语等。事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语一般表达礼貌用语，盼复回函，顺祝商祺等，像催款函或者沟通函为增加事情严重性可能在事项部分加情节严重的情况引起对方重视；落款则为发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。

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二、商务函件的审查技巧；

1、正文注意事项：

对于函件来说，函件的正文是函件的中心，正文要把去函的原因、怎么办事项等交代清楚，但也要注意，函的书写不需要过长，因为这只是一封函，并不是正式合同，甚至通过对方的回函会再签订一份新合同。因此商务函件要注意：(一)函的主旨要集中 ；一般要求一函一事，当然也可写出此“事”的几个方面，但函件宜短不宜长。去函要有鲜明的目的性，复函要有明确的针对性，不要把一些不相关或离题较远的事写进去，显得主旨不突出。(二)行文要开宗明义函件来往都要开门见山，直陈其事。开头要注意礼貌用语，但也要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞无味的套话。表达要简洁明快，直奔主题。(三)语言要有分寸感；函件应注意措辞，语气要委婉、平和、恳切、分寸得当，不可强人所难，既要符合本机关职权身份，又要尊重对方，讲究礼节，忌用指令性语言。

2、商务函件的适用；

上文提到商务函件只是单方面出具的意思表示，有可能函件送到对方手上，对方不予回复。因此出具函件至少表明自己是认可函件内容，如果为对方设置义务，需要得到对方回函明确答复。所以对于施工单位来说，面对不同情况，单位不同，合同地位的优势不同，是否出具函件或者要求对方签订协议也是考虑不同的。以承诺函来讲，为自己对对方公司的承诺，承诺自己在一定时间做到某种事情，否则后果一力承担这样之类，虽然签订协议的话也可以约定承诺之类约定，但是也可能在协议上对方对这公司也需要付出一定的义务。以解除函来说，如在应对材料涨价的事情，材料供应商认为以此价格继续履行会导致亏损，去函公司解除合同，但这个只能单方解除，依据《民法典》第五百六十二条 【合同约定解除】当事人协商一致，可以解除合同。当事人可以约定一方解除合同的事由。解除合同的事由发生时，解除权人可以解除合同。第五百六十三条 【合同法定解除】有下列情形之一的，当事人可以解除合同：(一)因不可抗力致使不能实现合同目的;(二)在履行期限届满前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;

(三)当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行;(四)当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的;(五)法律规定的其他情形。因此，没有达到合同约定与民法典第563条规定，没有得到对方同意，单方面出具解除函来说是没有效果的。材料供应商要想解除合同，只能与我方协商解除，签订协议。

以麻涌项目的华科公司起诉宏业基公司为例，华科公司与宏业基公司主要纠纷为宏业基公司租赁其钢桩未拔的责任承担问题。华科公司认为宏业基公司租赁钢桩，在钢桩确认无法拔出的情况下，一直未与其联系商议钢桩的事情，主张租金以及违约金自工期算到现在钢桩未拔出来为止。因为实际情况来看，宏业基公司并非不知道钢桩拔不出来的事情，只是就损失的多少未与总包达成意见。所以宏业基公司应该与在工程完工后给华科公司去函，商议钢桩价值及损失赔偿问题，去函后，华科公司回函，双方达成意见，可签订补偿协议等，若华科公司没有回函，则至少证明宏业基公司为了钢桩事情与华科公司有过真诚沟通，但华科公司不想解决这件事情。这样对宏业基公司来说对着案子有了关键性证据，在这起纠纷中占得主动地位。

以宏业基公司起诉中建四局为例，宏业基公司起诉中建四局要求支付工程款，但是这个工程已经超过合同约定的工期。然而实际上是因为场地多次补充勘察导致停工时间较长。然而中建四局可能以此为由进行抗辩。这里最关键的问题在于不是因为宏业基公司原因导致延误工期这个情况对方是否认同。好在宏业基公司与对方项目负责人书面方式约定，由于各项原因，由此造成的停工损失，均有中建四局承担，并签名。这样其实就是一个承诺函，有了这样的书面材料，中建四局再以工期延误为由，宏业基公司也可以反驳。

综上所述，商务函件的拟写要遵从函件的书写格式，注意要求，并且要在该写函件的情形下才写，该拟写书面协议应当及时沟通拟写协议。更好的与对方沟通，解决已经存在或者潜在的矛盾纠纷。