邮件格式正确写法（教你如何写一封不用背锅的邮件？）

众所周知，当微信、QQ等即时通讯的随意性消弭了正式性，邮件已经成为我们正式沟通和交涉的必要途径，也成为一旦出差错，证据的留存。

对于行政来说，工作繁杂的属性决定了各式各样的人都会找我们，所以，学会写一份不用背锅的邮件，也是职场中的必修课，毕竟干得好不如说得好，说得好不如不出错。

那么，怎么才能写一份不用背锅的邮件呢？

邮件的正确格式

那么，写一封不背锅的邮件，具体该怎么写呢？

1. 主题明确：

在邮件的主题上，可以一句话概括事情，而非用XX事宜这种模糊的表述。

比如：关于商务部门需定制伴手礼，但排期可能不够的问题

通常来说，主题一般由三种表现形式：

◎ 事情类

如：关于某项目预算的申请

◎ 结果类

如：关于某项目完成的复盘说明

◎ 问题类

如：关于某项目出现重大风险的说明

2. 说明背景

对于事情的背景需要有一个整体说明，方便大家更加了解。

比如：8月1日商务部提出，8月15日A公司接待时，要制定一个带有我司logo 的充电宝。经过跟供应商的沟通，制定充电宝的周期在20天左右。

3. 风险分析

提出目前事情可能遇到的风险，如：

目前来看，15日接待时，可能无法保证能够按时提交伴手礼。

4. 解决建议

要及时给出建议，并最好建议与风险最好一一对应。

比如：

我们有如下建议：

A. 是否可以用目前已有的伴手礼来替代@商务（小李）、商务领导（王总）

B. 如果一定要求定制，是否能将工期压缩至14日提交？@供应商（孙总）

5. 注明责任人、ddl

在写邮件时，一定要明确责任人，每一项事情具体由谁负责，必须艾特到位，不然很有可能无人回应。

另外，每一条需要注明ddl，可以说一句，请各位于X日X点前回复，谢谢。

6. 其他邮件技巧

如果是重要的邮件，可以在标题就用“重大风险”、“重要事件”等词语表示加强；

内文关于时间、金额、责任人也可以加粗表示强调。

这样写邮件才能够真正推进项目，也能够明确各方的职责，做到及时跟进、及时落实、及时落地，如果一旦出现问题，也能够避免背锅的情况。